Met het reserveringssysteem (vanaf Business) laat je bezoekers zelf een afspraak inplannen. Je kunt tot 10 soorten diensten aanbieden en verwerkt tot 200 boekingen per maand.
Aanzetten
Daar zie je ook je maandelijkse gebruik en hoeveel soorten diensten je plan toestaat.
Zet eerst je tijdzone goed
Dit is de instelling die het meeste misgaat, en je merkt het pas als een gast op het verkeerde uur voor de deur staat.
Onder Site-instellingen → Store Details staat Tijdzone. Die bepaalt wat 19:00 betekent. Staat hij verkeerd, dan rekent de server in een andere tijdzone dan jij, en schuiven alle boekingen een paar uur op.
Zet hem op Europe/Amsterdam voordat je de eerste boeking aanneemt.
Diensten aanmaken
Ga naar Reserveringen → Diensten en maak per dienst een regel aan:
- Naam — wat de klant kiest, bijvoorbeeld "Knippen dames" of "Tafel voor het diner".
- Beschrijving — één of twee regels over wat de afspraak inhoudt.
- Duur (min) — hoe lang de afspraak duurt. Dit bepaalt hoeveel tijd er geblokkeerd wordt.
- Prijs (€) — wat het kost. Informatief; er wordt bij het boeken niet afgerekend.
- Handmatige Bevestiging — staat die aan, dan komt een boeking binnen als "wacht op goedkeuring" en beslis jij. Staat die uit, dan is de boeking meteen definitief.
Zet een dienst op inactief om hem tijdelijk uit het formulier te halen zonder hem te verwijderen.
Houd je lijst kort. Vijf duidelijke diensten boeken beter dan vijftien varianten.
Openingstijden en capaciteit
Onder Site-instellingen → Reservations staat het blok Openingstijden. Daar zet je vier dingen:
Per weekdag aan of uit, met een begin- en eindtijd. Ben je zondag dicht, vink die dag dan uit; er worden dan geen tijden aangeboden. De dag staat daarna als Gesloten in de lijst.
Tijd tussen afspraken — om de hoeveel minuten een starttijd wordt aangeboden. Op 30 minuten krijg je 09:00, 09:30, 10:00. Voor korte behandelingen kun je naar 15 of 10; voor lange afspraken is 60 rustiger.
Boekingen tegelijk — hoeveel boekingen hetzelfde tijdslot mogen vullen. Dit is je capaciteit: een restaurant met zes tafels zet hier 6, een kapper met één stoel zet 1. Staat het op 1, dan verdwijnt een tijd uit de lijst zodra iemand hem heeft geboekt.
Personen per boeking — het maximum dat een gast in één keer kan opgeven. Voor een restaurant handig om groepen af te vangen die je telefonisch wilt afstemmen.
Een afspraak moet helemaal binnen je openingstijd passen. Sluit je om 17:00 en duurt een behandeling een uur, dan is 16:30 geen optie meer. Dat gaat vanzelf goed: die tijd wordt niet aangeboden.
Heb je nog nooit openingstijden ingesteld, dan staat je site op alle zeven dagen van 09:00 tot 17:00. Loop hem langs, ook als die tijden toevallig kloppen, zodat je zeker weet dat je geen boekingen krijgt op een dag dat je dicht bent.
Dubbel boeken kan niet
De controle gebeurt op de server, op het moment van boeken. Twee mensen die tegelijk hetzelfde laatste tijdslot proberen, kunnen dus niet beiden slagen; de tweede krijgt een melding dat de tijd net bezet is.
Dat betekent ook dat je de capaciteit serieus moet instellen. Zet je Boekingen tegelijk op 10 terwijl je drie tafels hebt, dan accepteert het systeem er tien.
Het formulier op je site zetten
Voeg in de builder de sectie Reserveren toe aan de pagina waar hij moet staan (tabblad Formulieren). Bezoekers kiezen daar een dienst, een datum en een tijd.
Zet er ook een knop naartoe in je menu. Een reserveringspagina die alleen via de voettekst bereikbaar is, wordt niet gevonden.
Wat de gast krijgt
Direct na het boeken gaat er automatisch een mail naar de gast. Staat Handmatige Bevestiging aan, dan is dat een ontvangstbericht; staat die uit, dan is het meteen de bevestiging.
Stuur die mail vanaf je eigen domein, dan komt hij beter aan. Zie Mail versturen vanaf je eigen domein.
Vakanties en losse gesloten dagen
Losse dagen afsluiten voor een vakantie of feestdag kan nog niet. Ga je dicht, zet dan tijdelijk de betreffende weekdagen uit, of zet Handmatige Bevestiging aan zodat elke boeking eerst langs jou komt.
Wat het systeem nog niet doet
Er is geen aanbetaling bij het boeken, geen automatische restitutie bij annulering, en geen aparte agenda per medewerker of behandelruimte. Zie No-shows beperken voor wat je wél kunt doen.